10のガイドラインと分析10 Guidelines and Analysis (Plain Japanese)

プレイン・ジャパニーズ10のガイドライン

  1. 情報の論理の整理
    読みやすい文書を作るには、情報の論理を整理することが大切です。文章を書く前に、その文書を書く目的と、最低限盛り込むべき内容をまとめましょう。発信する情報の一番大切な「ポイント」とその理由も明確にします。不要な情報は思い切って捨てましょう。
  2. 対象読者を想定する
    作成する文書の読者はどのような方でしょうか。読者はあなたのこと、もしくはあなたの会社、または対象となる分野のことをよく知っていますか。また読者はどのような疑問を持つでしょうか。そのほか、読者の年齢、経験、読む意欲なども事前に想定しておくことが必要です。
  3. 重要な情報は文書の先頭に置く
    情報を迅速に読者に伝えるという観点から、結論または一番重要なポイントを述べましょう。そのあとに、理由や経緯を述べます。最初に結論を述べるため、読者は書き手の意思を知るための時間を節約することができます。忙しい読者も先に要点をつかみ、流し読みすることで文章全体の概要を把握できます。
  4. 長文にせず、短文を用いる
    1文は50文字以内を心がけましょう。それより長い文は小さく分け、短い文にするほうが読みやすくなります。長い文は複雑になりやすく、読者は文を読むのを途中で止めてしまう可能性があります。一文一情報の気持ちで、短い文を心がけましょう。
    長い文 長い文を2文に分けた例
    当園の保育時間は、午前8時から午後4時までですが、両親の勤務状況の関係で、さらに長く預かってほしい方には長時間保育を実施しています。
    当園では、両親の勤務状況に合わせて、長時間保育を行っています。なお、通常の保育時間は、午前8時から午後4時までです。
  5. 否定や二重否定は避ける
    なるべく肯定形を使いましょう。否定文では否定の後にとるべき行動や否定された状況を考えなければならないこともあります。もし、それらの行動や状況を一言で表す言葉があれば、それらを使うことによって文の意味をより速く読者に伝えることができます。また肯定文のほうが文が短くなります。二重否定も読者の混乱を招く可能性があるため避けましょう。
    否定形・二重否定形を使用した表現 肯定形を使用した表現
    ドアを開けたままにしないでください。 ドアを閉めてください。
    その事実を知らなかったわけではありません。 その事実について知っていました。
    (または)
    その事実について部分的に知っていました。
  6. シンプルな単語を使う
    難しい単語ではなく、シンプルな単語を使いましょう。
    難しい単語 シンプルな単語
    今般 今回
    所要の 必要な
    期する 目指す、期待する
  7. 主語、目的語を省かない
    外国人の読者を想定した文書などでは、必要に応じて主語や目的語を省略しないで明示しましょう。日本語の文章ではこれらの言葉が省略されることがあります。しかし修飾語が多く入った長い文や文の構成が複雑な場合は文の意味を理解することが難しいことがあります。誤解を避けるためにも主語や目的語を入れましょう。
    主語を省いた表現 主語を明示した表現
    先月、母校で行われた文化祭に行き、演劇部によるミュージカルを見た。ミュージカルは久しぶりだったが、見事な歌声と芝居を見せてくれた。 私は先月、母校で行われた文化祭に行き、演劇部によるミュージカルを見た。ミュージカルは久しぶりだったが、彼らは見事な歌声と芝居を見せてくれた。
  8. 能動態を使う
    受動態ではなく、能動態を使いましょう。受動態だと、回りくどく、行為への責任の所在が感じられません。一方、能動態では、書き手の思いが直接に伝わってきます。文を書く目的や背景などを考慮して適切に選択しなければいけませんが、なるべく能動態を使うように心がけましょう。
    受動態を使った表現 能動態を使った表現
    この湖はA社からの排水により汚染された。 A社の排水がこの湖を汚染した。
  9. 動詞を使う
    できるだけ1つの動詞で動作を表現しましょう。日本語では名詞と動詞を組み合わせることが多く、「(名詞)を実行する」「(名詞)を行う」などの表現を使います。名詞を用いずに動詞一言でシンプルに使ったほうが文も短くわかりやすくなります。
    名詞を使った表現 動詞を使った表現
    コスト削減を実行する コストを削減する
    計算を行う 計算する
  10. 読みやすさを考慮して仕上げる
    読者が読みやすいように文章の配置を考えましょう。複雑な文章であれば、箇条書きを使ったり、表形式にしたりすることで読みやすさが高まります。
    伝えたい情報を羅列した文の例 伝えたい情報を箇条書きにした文の例
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