9のガイドラインと分析9 Guidelines and Analysis (Plain Japanese)

【目的1：読みたくなる文書を作成する】

1. 対象読者を明確にする
   作成する文書の読者はどのような方でしょうか。読者はあなたのこと、もしくはあなたの会社、または対象となる分野のことをよく知っていますか。また読者はどのような疑問を持つでしょうか。そのほか、読者の年齢、経験、読む意欲なども事前に明確にしておくことが必要です。
2. 結論を文頭に置く
   情報を迅速に読者に伝えるという観点から、結論または一番重要なポイントを先に述べましょう。そのあとに、理由や経緯を述べます。最初に結論を述べるため、読者は書き手の意思を知るための時間を節約することができます。忙しい読者も先に要点をつかみ、流し読みすることで文章全体の概要を把握できます。
3. 読む気になる紙面構成にする
   読者が読みやすいように文章の配置を考えましょう。複雑な文章であれば、箇条書きを使ったり、表形式にしたりすることで読みやすさが高まります。

   伝えたい情報を羅列した文の例	伝えたい情報を箇条書きにした文の例
   講座に参加する際には、受講票、ノートPC、ペンまたは鉛筆を持参してください。	講座に参加する際には、以下を持参してください。 ・受講票 ・ノートPC ・ペンまたは鉛筆

【目的2：速く読める文書を作成する】

1. 文は短くする
   1文は50文字以内を心がけましょう。それより長い文は小さく分け、短い文にするほうが読みやすくなります。長い文は複雑になりやすく、読者は文を読むのを途中で止めてしまう可能性があります。一文一情報の気持ちで、短い文を心がけましょう。
   

   長い文	長い文を2文に分けた例
   当園の保育時間は、午前8時から午後4時までですが、両親の勤務状況の関係で、さらに長く預かってほしい方には長時間保育を実施しています。	当園では、両親の勤務状況に合わせて、長時間保育を行っています。なお、通常の保育時間は、午前8時から午後4時までです。

2. 日常的な単語や表現を使う
   難しい単語ではなく、わかりやすい日常的な単語を使いましょう。
   

   難しい単語	わかりやすい単語
   今般	今回
   所要の	必要な
   期する	目指す、期待する

3. 回りくどい表現を避ける
   回りくどい表現やあいまいな表現は、何が言いたいのかわかりにくく、読者を混乱させる可能性があります。使用する語が、1つひとつが本当に必要であるかを意識して書くようにしてください。二重否定も読者の混乱を招く可能性があるため避けましょう。
   

   二重否定形を使用した表現	肯定形を使用した表現
   その事実を知らなかったわけではありません。	その事実について知っていました。 （または） その事実について部分的に知っていました。

【目的３：正しく理解できる文書を作成する】

1. 能動態を使う
   受動態ではなく、能動態を使いましょう。受動態だと、回りくどく、行為への責任の所在が感じられません。一方、能動態では、書き手の思いが直接に伝わってきます。文を書く目的や背景などを考慮して適切に選択しなければいけませんが、なるべく能動態を使うように心がけましょう。
   

   受動態を使った表現	能動態を使った表現
   この湖はA社からの排水により汚染された。	A社の排水がこの湖を汚染した。

2. 肯定形を使う
   なるべく肯定形を使いましょう。否定文では否定の後にとるべき行動や否定された状況を考えなければならないこともあります。もし、それらの行動や状況を一言で表す言葉があれば、それらを使うことによって文の意味をより速く読者に伝えることができます。また肯定文のほうが文が短くなります。
   

   否定形を使用した表現	肯定形を使用した表現
   ドアを開けたままにしないでください。	ドアを閉めてください。

3. 主語、述語を近づける
   主語と述語はできるだけ近づけましょう。主語と述語の間に長い修飾語やフレーズが入ると、頭の中で覚えておかなければならない事項が増え、思考が分断されてしまい読みづらくなります。そのような場合は修飾部分を別の文として作成するか、表や箇条書きを使ってわかりやすくするための工夫が必要です。
   

   主語と述語が離れている文	主語と述語が近い文
   内容ごとに専門のサポート担当者が、ユーザー様の問い合わせ内容に応じて対応します。	ユーザー様の問い合わせ内容に応じて、その内容を専門とするサポート担当者が対応します。