プレイン・ランゲージ・マネジメントシステム(PLMS)認証制度に関する規約

Japan Plain English & Language Consortium (JPELC)
2020 年6 ⽉

はじめに

本規約は、Japan Plain English & Language Consortium(以下「JPELC」と言います)によるプレイン・ランゲージ・マネジメントシステム(PLMS)規格の認証を申請する組織、及び認証を維持する組織に適用されます。

本規約中の「当該規格」とは、組織が申請する一つ又は複数の規格の組み合わせ、及び、併せて認証を要求する関連規格をまとめて意味します。

※組織とは、法人化されているか否かに関わらず、公共又は民間の会社、法人、組織、企業、機関あるいはそれらの一部又は組合せで、独自の機能及び管理を有しており、当該規格のマネジメントシステムを実施する能力を持つものを指します。

1. 秘密保持

JPELCは認証申請組織、及び認証維持組織について知り得た情報の全てを秘密保持の対象とし、国の法規において要求された場合を除いて、当該組織の書面による事前同意なしに第三者(但しJPELCが一部業務を委託する指定外部業者を除く)に開示することはありません。

2. 認証

  1. JPELCは,申請者が申請する当該規格の適用範囲となる事業活動を網羅したマネジメントシステムが、以下の要件を満たす場合に,当該組織を適合組織として認証するものとします。(以降、認証に関わる文書で「登録~」と表記することがあります。)
    1.JPELCが審査し当該規格の要求事項に適合していると判断すること
  2. すでに認証を取得している組織についての認証の継続は、以下のいずれかの要件を満たす場合に認めることとします。
    1.再認証審査(以降、更新審査と言います)を受け、当該規格の現行版の要求事項を全て継続して満たしていること

3. 認証の申請

前項の認証の付与を求める者は,申請者の組織のマネジメントシステムについてJPELCによる審査を申請することが求められます。

認証申請組織は、所定の「申請フォーム」に必要事項を記入し、申請書類をJPELCに提出して下さい。この「申請フォーム」および申請書類の提出をもって認証に必要な審査及びその他付随するサービスの提供が開始されます。

4. 担当窓口の設定

組織は、認証のための審査活動において JPELC 担当者並びに JPELC 審査員との円滑なコミュニケーションを図るため、窓口担当者を設定することが求められます。

5. 認証申請料及び審査料

認証申請料及び審査料は、申請手続き料、マネジメントシステムに対する審査料、及び審査の実施・準備に関わる事務諸費等を含みます。認証申請組織は原則として審査着手7日前迄に認証申請料及び審査料をお支払下さい。審査着手とは審査初日を指します。原則として支払われた費用は返金しません。

尚、それぞれの審査の過程で追加の審査又は業務(再審査等)が発生した場合には、その追加費用を別途見積りした上で請求します。また、第11条に基づき本認証を更新する場合には同様に更新認証申請料及び審査料が発生するものとします。

6. 審査に関する注意事項

認証申請する組織は、審査迄に内部監査やマネジメントレビューを含む全てのマネジメントシステムを運用していることが要求されます。

審査を実施するにあたり、JPELCは審査員を任命します。原則として認証申請組織が審査員を指名することはできません。

全ての審査はオンライン上で実施します。認証申請組織は審査に際して、審査に関連する全ての文書を提供することに協力しなければなりません。また、審査では審査員が申請された適用範囲に関連する事業活動、文書等について内容を確認することがあります。この活動について然るべき理由がある場合を除いて拒否することができません。

7. 初回認証審査

Basic認証審査は、組織全体がプレイン・ランゲージについて理解を深めているかを確認するために実施されます。Advanced認証審査は組織全体がプレイン・ランゲージについて理解を深め、配信する文書をプレイン・ランゲージにするための体制が作られているかを確認するために実施されます。原則として、Basic認証審査が許可された後、Advanced認証審査を受けることができます。

8. 認証申請に対する判定

審査終了後、審査を担当した審査チームリーダーにより認証の推薦があった場合、JPELCの認証責任者は審査チームが作成したレポートをもとに任意に認証の可否について判定します。判定の結果は、JPELC 担当者より認証申請組織に伝達されます。

9. 登録証とPLMS認証マーク類の使用

認証が許可されると、JPELCは認証を証明するための文書を発行します。この文書を「登録証」と言います。「登録証」には認証組織に関する次の情報が含まれます。

a) 組織名と主となる事務所所在地
b) 発行日(認証日)、更新や修正変更があった場合は再発行日
c) 有効期限
d) 認証番号
e) 認証の対象となる規格の正式名称
f) 適用範囲となる目標および行動計画
g) JPELC団体名、住所、認定マーク
h) 認証基準において求められるその他の情報

尚、「登録証」の所有権はJPELCにあり、認証が何らかの理由により停止された場合はJPELCからの要請に従い返還して下さい。

JPELC からの認証が継続されている間、認証組織は認証範囲について認証の事実を公表する権利が与えられ、規定されたマーク類を使用する権利を与えられます。マーク類の使用に際しては、必ず「プレイン・ランゲージ・マネジメントシステム(PLMS)認証マークの使用、認証の表明及び引用規定」に定められた条件に準拠しなければなりません。通常、いかなる組織も認証1件に対して複数の認証番号を得ることはできません。また、マーク類を「登録証」の発行前に使用することはできません。

組織は、JPELC からの認証が継続されている間、JPELC 審査員からの要請に応じて「登録証」及びマーク類を使用している印刷物を提示しなければなりません。

10. 認証継続の条件

認証の継続は、JPELCによる更新審査(本規約 11 項参照)の結果が満足のいくもので、かつ組織が本規約に適合していることが条件となります。

JPELCの認証組織は以下の条件を全て満たしている場合、認証継続の資格があると見なされます。

a) 本規約5条に定められた認証申請料および審査料(更新審査料含む)が請求日通りに支払われていること(原則として支払われた費用は返金しません)、かつ
b) JPELC 認定審査員による定期的なマネジメントシステムの維持審査(本規約11項参照)のために、認証範囲の活動が実施されていること、かつ
c) 認証範囲の変更、及びマネジメントシステムの重要な変更が適時申請されていること(これらの変更には、認証範囲となっている、責任者および担当者の変更、推進組織の変更、目標および行動計画の変更等が該当する)、かつ
d) 当該規格の要求事項に適合していること、かつ
e) 最低過去3年間のマネジメントレビュー及び内部監査の記録が保管されていること

上記 c)に該当する場合、「登録証」記載事項の修正に必要な審査、及び追加料金が発生することがあります。
追加料金が発生する場合、別途見積りした上で請求します。

11. 更新審査

「登録証」は、3年間有効です。ただし本規約10条に適合している場合に限ります。3年の有効期限の終了日までに JPELCによる更新審査が実施されます。この更新審査では認証組織のマネジメントシステムが適用範囲において引き続き当該規格の要求事項のすべてを満たし、かつ有効であるかどうかを評価します。

更新審査終了後、審査を担当した審査チームリーダーにより認証の推薦があった場合、JPELCの認証責任者は審査チームによる審査レポートをもとに、任意に認証の継続について判定します。判定の結果は、JPELC 担当者より組織に伝達されます。尚、原則として審査チームリーダーからの認証の推薦、及び認証責任者による認証の判定が「登録証」の有効期限内に実施されていることが前提です。

認証の継続が許可された場合、JPELCは本規約9項に従って組織に「登録証」を再発行します。再発行された「登録証」の有効期限は本規約適合していることを条件に、通常3年間です。

12. 認証の一時停止

JPELCによる認証は次の理由により一時的に停止される場合があります。

a) 認証組織自身が、何らかの理由で認証されたマネジメントシステムを停止したいと望む場合
b) 認証組織のマネジメントシステムが当該規格に永続的に適合できない、または著しく適合しておらず、その有効性を実証できない場合
c) 認証組織がJPELCの更新審査実施を受け容れない場合
d) その他、本規約10項の認証継続の条件に抵触している場合

何らかの理由で認証を一時停止している期間は、認証組織はいかなる場合もそのマネジメントシステムが認証されていることを内部及び外部を含めて公表することができません。JPELCは認証の一時停止が確定した場合、「登録証」の返還及びマーク類の使用禁止を要求します。またJPELCはその組織の認証が一時停止状態であることを同団体ウェブサイトで公表する場合があります。

13. 認証手続きの中止と認証の取り消し

JPELCは認証申請組織、又は認証組織が、本規約に定める料金や費用の支払いを怠った場合、いつでも認証手続きを中止することができます。認証手続き中止の通知は組織宛に文書で送付されます。組織が認証手続きの再開を要請する場合、JPELCはそれに伴い発生する費用を請求することがあります。

JPELCは以下の条件のいずれかを満たしていない組織の認証を随時取り消すことができます。

a) 本規約に定められている義務のいずれかを怠った場合。
b) 当該規格の要求事項に適合するマネジメントシステムを維持できない場合。
c) JPELC 認定審査員による更新審査で、不適合が指摘され、それが是正できない場合。
d) 認証範囲にかかわる変更があったにもかかわらず、その事実をJPELCに通知しなかった場合。
e) 経営権の変更を伴うような会社所有者の変更を変更後28日以内にJPELCに通知しなかった場合。
f) 認証範囲について取引先を含む利害関係者、及び第三者に対して偽ろうとした場合。
g) 認証を証明するマーク類を本規約9条に反してJPELCの名誉を損なうような方法で使用した場合。
h) 認証範囲に影響を与える法律違反の事実をJPELCに通知しなかった場合。
i) 破産、支払い不能、破産命令、債権者との示談、事業の閉鎖手続き開始(自主的な再建目的ではない閉鎖)、債権者のための管財人による事業継続、または事業性質の変更、経営者の変更等認証条件に事実上影響を与える、とJPELCによって判断された場合。
j) JPELCの方針や名誉に反するかまたは不利となるような行動を行っていると JPELCがみなした場合。

JPELCは本項に基づいて認証の取り消しを決定する前に当該組織に対して文書で取り消しの意向及び理由を通知します。JPELCは認証取り消しの通知文書の発送日から14 日以内に、認証組織が文書で異議申立てする権利を与え、認証取り消しを決定する前にその異議申立て内容を検討します。

本項に基づく認証取り消しの決定は、簡易書留文書で通知されます。その組織の認証は他社に譲渡することはできません。また本規約1条にある守秘義務に関係なく、JPELCは認証取り消しとその根拠(内容)を公表することができます。

14. 登録証、マーク類の悪用

認証が取り消された組織が無効となった「登録証」やそのコピーを敷地内やそれ以外の場所に掲示すること、あるいは掲示させることは禁止されています。またいかなる形や素材でも、JPELCの認証に関するマーク類を模写、印刷、または複製し、自ら使用または展示することも、使用や展示を許可することも禁止されています。

正当な理由に基づいて認証内容の変更を要求する場合、または本規約13条に基づき組織の認証が取り消された場合、組織は「登録証」を速やかに JPELCに返還しなければなりません。

JPELCによる認証を許可されていない組織は、いかなる形式や目的でも「JPELC PLMS」の文字を自社の業務内容、社名、商標に関連して使用したり、他者に使用させたりすることはできません。また、いかなる方法でも組織やその事業が認証しているかのように表現することを禁止します。

15.個人情報の取り扱いについて

本認証制度申込みにあたっては、ジャパン・プレイン・イングリッシュ・アンド・ランゲージ・コンソーシアム(JPELC)の個人情報保護方針にご同意頂いたものとみなします。
そのため、参加申込みされるご本人、ご連絡担当者の皆様におかれましては、JPELCホームページ記載の個人情報保護規約をご参照頂き、内容をご理解のうえお申込み頂くようお願いいたします。
なお、参加申込みによりご提供いただいた個人情報は、JPELCの個人情報保護方針に基づき、安全に管理し、保護の徹底に努めます。